Gobierno Corporativo
Desde su constitución, La Sociedad Operadora de Proyectos SAS, en adelante SOP, se ha caracterizado por su misión de integrar sus habilidades y recursos para convertir oportunidades del sector agrícola en proyectos exitosos; en un marco de respeto a los derechos humanos y de protección al medio ambiente, con el fin de favorecer el desarrollo y sostenibilidad del entorno donde opera y el mejoramiento de la calidad de vida, todo ello gracias a un equipo humano altamente comprometido.
SOP ha venido adoptando de forma gradual y responsable las mejores prácticas de gobierno corporativo, considerando las recomendaciones y prácticas internacionales que incluyen, sin limitarse a ellas, los principios de gobierno corporativo de la OCDE y el Código de Mejores Prácticas -Código País- de la Superintendencia Financiera de Colombia.
MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO
Los siguientes documentos constituyen el marco de referencia para el Gobierno Corporativo de SOP. La organización de esta lista corresponde al nivel de prevalencia de las definiciones contenidas en ellos. En caso de conflicto, primarán las disposiciones contenidas en el documentos según el orden establecido:
1. Minuta de Constitución de la Sociedad SOP
2. Gobierno Corporativo
3. Plan Estratégico SOP 2020 – 2025
4. Plan de Gestión y Resultados 2020
5. Reglamento Interno de Trabajo de SOP
DERECHOS, DEBERES Y TRATO EQUITATIVO DE LOS ACCIONISTAS
En general, los derechos y deberes de los accionistas están contenidos en la minuta de constitución de la sociedad SOP. No obstante, SOP considera de obligatorio cumplimiento las siguientes disposiciones:
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SOP reconoce y respeta los derechos de todos sus accionistas independientemente del valor de su inversión o número de acciones que represente.
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SOP proporciona un trato igualitario en cuanto a peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información, a todos los accionistas sin que ello suponga el acceso a información privilegiada de unos accionistas respecto a otros.
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Tanto los accionistas de SOP, sus representantes legales, los inversionistas y/o socios en proyectos como también sus altos directivos, se adhieren a los más altos estándares éticos y a cumplir con todas las leyes y reglamentaciones locales en materia anticorrupción y anti soborno.
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
Por decisión de la Asamblea de Accionistas de SOP, se creó el Comité Directivo como máximo órgano de administración de la Sociedad. El Comité Directivo, compuesto por los socios fundadores de la Sociedad, está a cargo de las funciones generales de definición estratégica, supervisión de materias clave y control del giro ordinario de los negocios y gobierno.
De acuerdo con la Minuta de Constitución de la sociedad SOP, corresponderá al Gerente, como Representante Legal de la Sociedad, celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con las existencia y el funcionamiento de la sociedad
En Plan anual de Gestión y Resultados -PGR, aprobado por el Comité Directivo, se define la estructura, la alta dirección, los asesores externos y todos los demás órganos de Administración con que cuenta la Sociedad para el cumplimineto del PGR y los objetivos estratégicos
ÓRGANOS DE ADMISTRACIÓN
Comité Directivo
Por decisión de la Asamblea de Accionistas de SOP, se creó el Comité Directivo como máximo órgano de administración de la Sociedad. El Comité Directivo, compuesto por los socios fundadores de la Sociedad, está a cargo de las funciones generales de definición estratégica, supervisión de materias clave y control del giro ordinario de los negocios y gobierno. Para el ejercicio de sus funciones, el Comité Directivo puede crear Comités Temáticos a los que puede delegar el ejercicio de determinadas funciones.
Gerente General, Representante Legal de la Sociedad
De acuerdo con la Minuta de Constitución de la Sociedad SOP, corresponderá al Gerente, como Representante Legal de la Sociedad, celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con las existencia y el funcionamiento de la sociedad, con un límite de cuantía equivalente l 150 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para la celebración de cualquier acto o contrato que supere dicha cuantía, el Gerente general deberá contar con autorización de la Asamblea General, de Accionistas. La Asamblea General de Accionistas delegó en el Comité Directivo dicha autorización
El Gerente General está encargado de la dirección general de la socidad y como tal, es responsable del cumplimiento del Plan Estratégico y los Planes de Gestión y Resultados aprobados por el Comité Directivo. Así mismo, el Gerente General está encargado de presentar los informes de gestión de los proyectos, los libros de contabilidad y el Informe Anual de Gestión a la Asamblea General de accionistas, al Comité Directivo y a los Inversionistas, según sea el caso.
Otros Órganos de Administración
En Plan anual de Gestión y Resultados -PGR, aprobado por el Comité Directivo, se define la estructura, la alta dirección, los asesores externos y todos los demás órganos de Administración con que cuenta la Sociedad para el cumplimineto del PGR y los objetivos estratégicos que el Comité Directivo considera para el periodo.
CONFLICTO DE INTERÉS
Todas las personas vinculadas a la Sociedad deberán actuar con la diligencia y lealtad debidas. Los administradores y trabajadores de SOP se encuentran en una situación de conflicto de interés cuando en razón de sus funciones, deban tomar una decisión, o realizar u omitir una acción y se encuentren en posibilidad de escoger entre el interés de SOP, y su interés propio o el de un tercero, de manera que se vea comprometida su objetividad o independencia.
Ningún trabajador participará en negociaciones o contratos cuando se encuentre incurso en conflicto de interés o tengan interés sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil. El trabajador tan pronto tenga conocimiento del conflicto de interés, lo comunicará inmediatamente al Comité Directivo.
Cuando un miembro del Comité Directivo se enfrente a una situación de conflicto de interés, sea directo o indirecto a través de sus Partes Vinculadas (familiares cercanos y/o las empresas donde el trabajador de SOP o sus familiares cercanos ejerzan control total o parcial) o terceros, o tenga duda sobre la existencia del mismo, deberá informarlo al Comité Directivo para su análisis, registro y tratamiento y seguimiento.
Cuando quien se encuentre en situación de conflicto de interés sea el Gerente de la Sociedad, deberá informarlo directamente al Comité Directivo, donde se analizará y determinará las acciones necesarias para su administración.
ORGANOS DE CONTROL
El Comité Directivo está encargado de asegurar la existencia y buena gestión de un sistema de control interno efectivo, que contribuya a que:
● Se logre la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones de SOP y en sus proyectos.
● Se protejan los recursos, buscando su adecuada administración.
● Se asegure la oportunidad y confiabilidad de la información.
● Se garantice la correcta evaluación y seguimiento de la gestión.
● Se vele por el cumplimiento de la legislación y la regulación, y las políticas, normas y procedimientos de la Sociedad.
El Comité Directivo cuenta con un Comité de Riesgos, a través de la cual SOP y sus proyectos declaran su compromiso con la adecuada gestión de los riesgos a los cuales están expuestos.
El Comité de Riesgos identifica y valora los riesgos, define las medidas para la gestión de éstos y monitorea su aplicación por parte del Gerente de la Sociedad.
El Comité Directivo tomará la decisión de incorporar a la Sociedad un Revisor Fiscal, en consideración al tamaño y complejidad de las operaciones de SOP. El Revisor Fiscal deberá ser contadore público de reconocido prestigio, que cumpla con los requisitos exigidos por la ley, los Estatutos Sociales y los establecidos por lel Comité Directivo.
En los proyectos con participación de terceros inversionistas, SOP apoyará la conformación de un Comité de Seguimiento, cuya función es de asesoría administrativa, financiera y tributaria a la actividad del proyecto. De sus reuniones se elevarán actas que se registrarán en el Libro de Actas del Comité de Seguimiento que para este efecto se llevará.
En los proyectos con participación de terceros inversionistas, SOP apoyará la conformación de un Comité de Ética y Cumplimiento. El Comité de Ética y Cumplimiento velará por el cumplimiento de la Ley y los reglamentos relativos al proyecto; y trabajará en la prevención de situaciones que atenten contra la ética o la buena fe de los negocios y actividades del proyecto, y en la administración de los potenciales o materiales conflictos de interés que pudieran presentarse.
REVELACIÓN DE INFORMACIÓN
Para SOP es claro que la comunicación transparente, oportuna, clara y coherente, contribuye al logro de la estrategia, fortalece el relacionamiento con los públicos clave y preserva la buena reputación de la Sociedad y sus proyectos.
SOP diferencia su información entre reservada o confidencial, y pública. La información reservada o confidencial se refiere a los asuntos relacionados con las ventajas competitivas y la estrategia corporativa, aquella que compromete la seguridad o integridad de los trabajadores, los administradores o los activos sociales y aquella que la normatividad vigente determine como tal. La información pública es aquella información de uso general, no clasificada como reservada o confidencial.
En la página web corporativa de SOP se dispondrá la información pública para consulta de los accionistas, inversionistas y el mercado en general. SOP trabaja en la implementación de estrategias y herramientas de comunicación que el mercado defina como buena práctica para facilitar el acceso de los grupos de interés a información de la Sociedad.
La información financiera de la Sociedad es preparada y presentada de conformidad con la normatividad vigente.
Con el propósito de que sus grupos de interés estén informados de los resultados de la gestión empresarial, proyectos, inversiones, situación administrativa, financiera y legal, SOP publica anualmente sus Informes de Gestión, los cuales estarán disponibles en la página web corporativa para los socios e inversionistas.
La información pública no suministrada a través de la página web corporativa, deberá ser solicitada por escrito al Gerente de la Sociedad, expresando las razones de la solicitud y fines de la información.
CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Corresponde al Comité Directivo y al Gerente de SOP velar por el permanente cumplimiento de las medidas generales y específicas respecto del buen gobierno, contenidas en el presente documento.
Los accionistas e inversionistas podrán reclamar al Comité Directivo el cumplimiento efectivo de las disposiciones relacionadas con el Gobierno Corporativo que aquí se establecen, presentando su petición por escrito y debidamente sustentada. El Comité Directivo podrá nombrar un Comité especial para el conocimiento de estos asuntos.
El presente Gobierno Corporativo rige a partir de su aprobación por parte de la Asamblea General de Accionistas. Las políticas, lineamientos o acuerdos que en materia de gobierno corporativo aprueben la Asamblea de Accionistas, se incorporarán y/o modificarán de manera automática el presente documento. El Gerente de la Sociedad está autorizado para efectuar las actualizaciones necesarias, derivadas de lo anterior, bastando con el registro en el acta en que consten tales adiciones o modificaciones.